Πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου


1.  Γενικά

Το ηλεκτρονικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται ευρέως σε όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις και είναι συχνά το κύριο εργαλείο επικοινωνίας μέσα σε έναν οργανισμό. Την ίδια στιγμή, η κακή χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να δημιουργήσει πολλούς κινδύνους νομικού χαρακτήτα και ασφάλειαςπληροφοριών, επομένως είναι σημαντικό για τους χρήστες να κατανοήσουν το κατάλληλη χρήση των ηλεκτρονικών επικοινωνιών.

2.  Σκοπός της παρούσας πολιτικής

Σκοπός αυτής της πολιτικής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να διασφαλιστεί η σωστή χρήση του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της HELLASPHONE και να γνωρίσει στους χρήστες του ποια η HELLASPHONE θεωρεί ως αποδεκτή και ποια απαράδεκτη χρήση του. Αυτή η πολιτική περιγράφει τις ελάχιστες απαιτήσεις για τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός της HELLASPHONE.

3.  Πεδίο εφαρμογής

Αυτή η πολιτική καλύπτει την χρήση οποιουδήποτε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται από μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της HELLASPHONE, και ισχύει για όλους τους υπαλλήλους, τους πωλητές και συνεργάτες που λειτουργούν για λογαριασμό της εταιρίας

4.  Πολιτική

            4.  Όλες οι χρήσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι σύμφωνες με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της HELLASPHONE, να διασφαλίζουν την επαγγελματικά ηθική συμπεριφορά, την ασφάλεια και τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και τις ορθές επιχειρηματικές πρακτικές.

            4.  Ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της HELLASPHONE θα πρέπει να χρησιμοποιείται κυρίως για λόγους που σχετίζονται με τους επιχειρηματικούς σκοπούς και επιδιώξεις της εταιρίας, ενώ η προσωπική επικοινωνία επιτρέπεται μόνο σε περιορισμένη βάση και εφόσον συντρέχουν ιδιαίτερα σημαντικοί λόγοι, ενώ η μη σχετικές με εμπορικές χρήσεις του  απαγορεύονται

            4. 3   Όλα τα δεδομένα της HELLASPHONE που περιέχονται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε ένα συνημμένο πρέπει να ικανοποιούν τη πολιτική απορρήτου.    

            4. 4 Η ηλεκτρονική αλληλογραφία θα πρέπει να διατηρείται μόνο εάν αποτελεί εταιρικό δεδομένο της HELLASPHONE, και εφόσον υπάρχει συνεχής επιχειρηματικός λόγος για τη διατήρηση των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτή.

            4. 5 Τα ηλεκτρονικά μηνύματα που έχουν αναγνωριστεί ως επιχειρηματικά αρχεία της HELLASPHONE πρέπει να διατηρούνται σύμφωνα με τον χρόνο διατήρησης εγγραφών της εταιρίας.

            4. 6 Το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της HELLASPHONE δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ή τη διανομή τυχόν ενοχλητικών ή προσβλητικών μηνυμάτων, συμπεριλαμβανομένων των επιθετικών σχολίων σχετικά με τη φυλή, το φύλο, τα μαλλιά χρώματος, αναπηρίας, ηλικίας, σεξουαλικού προσανατολισμού, πορνογραφίας, θρησκευτικών πεποιθήσεων και πρακτικής, πολιτικές πεποιθήσεις ή την εθνική προέλευση. Οι υπάλληλοι που λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτό το περιεχόμενο από οποιονδήποτε υπάλληλο οφείλουν να αναφέρει το θέμα στον προϊστάμενό του αμέσως.

            4. 7 Απαγορεύεται στους χρήστες να προωθούν αυτόματα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της HELLASPHONE σε συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο τρίτων. (όπως πχ αυτά που αναφέρεται στο σημείο 4.8 παρακάτω

            4. 8 Απαγορεύεται στους χρήστες να χρησιμοποιούν συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτων και διακομιστές αποθήκευσης όπως Google, Yahoo, και MSN Hotmail κλπ. για τη διεξαγωγή επικοινωνιών που αφορούν οποιεσδήποτε επιχειρηματικές δραστηριότητες. Τέτοιες επικοινωνίες και συναλλαγές θα πρέπει να διεξάγονται αποκλειστικά μέσω ηλεκτρονικών διευθύνσεων της επιχείρησης.

            4. 9 Η χρησιμοποίηση ένα λογικού όγκου πληροφοριακών πόρων για προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρίας είναι αποδεκτό, αλλά ηλεκτρονικά μηνύματα μη σχετιζόμενα με την εργασία ηλεκτρονικά μηνύματα αποθηκεύονται σε ένα ξεχωριστό φάκελο. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με προτροπή αποστολής τους σε τρίτους, από ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρίας απαγορεύεται.

            4. 10 Οι υπάλληλοι δεν έχουν καμία απαίτηση έναντι της εταιρίας, όσον αφορά στη προστασία της ιδιωτικής τους ζωής ή προσωπικών τους δεδομένων εφόσον τα διαθέτουν στο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας HELLASPHONE.   

5.  Συμμόρφωση 

      5.  Ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων επαληθεύει τη συμμόρφωση με αυτή την πολιτική μέσω διαφόρων μεθόδων, όπως μέσω ελέγχου των πληροφοριακών συστημάτων της εταιρίας και διαμέσου εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων.

      5. Κάθε εξαίρεση από την εφαρμογή της παρούσας πολιτικής πρέπει να εγκριθεί από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων εκ των προτέρων.

       5. 3  Ένας υπάλληλος που διαπιστώνεται ότι παραβίασε αυτή την πολιτική μπορεί να υποβληθεί σεδιαδικασία πειθαρχικού ελέγχου που πιθανόν οδηγήσει σε ενέργειες, συμπεριλαμβανομένης μέχρι και της λήξης της απασχόλησης του στην εταιρία.

6.   Αποστολή ενημερωτικών δελτίων (Newsletters)

        6.1   Συγκατάθεση λήψης ενημερωτικών δελτίων

Η αποστολή ενημερωτικών δελτίων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι μία κοινή πρακτική πολλών επιχειρήσεων, με σκοπό την ενημέρωση των πελατών  της     αναφορικά με νέα προïόντα ή υπηρεσίες που διατίθενται από την επιχείρηση.

Το σημαντικό σε κάθε περίπτωση είναι:

            α) ότι θα πρέπει να υπάρχει η συγκατάθεση του παραλήπτη όσον αφορά στην αποστολή σε αυτόν ενημερωτικών δελτίων από την επιχείρηση.

            β) ότι, όποια στιγμή αποφασίσει πως δε θέλει να λαμβάνει πλέον ενημερωτικά δελτία, η επιχείρηση διαθέτει τον μηχανισμό διαγραφής της ηλεκτρονικής του  διεύθυνσης από τον κατάλογο ηλεκτρονικών διευθύνσεων στις οποίες αποστέλλονται τα δελτία.

 Για τον λόγο αυτό στον διαδικτυακό τόπο της επιχείρησης, εμφανίζεται μήνυμα που δίνει στον χρήστη του, το δικαίωμα να δηλώσει πως επιθυμεί να λαμβάνει ενημερωτικά δελτία (Newsletters) από τον ιστότοπο. Το μήνυμα μπορεί να είναι της μορφής:

Προσοχή: Ενημερωτικά δελτία αποστέλλονται μόνο εφόσον υπάρχει η συγκατάθεση του πελάτη !!

    6.2   Άσκηση δικαιώματος διακοπής λήψης ενημερωτικών δελτίων

    Κάθε ενημερωτικό δελτίο που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο, διαθέτει (συνήθως στο τέλος του κειμένου και σε ορατό σημείο), το εξής μήνυμα.

Το μήνυμα εστάλη από την HELLASPHONE στην ηλεκτρονική διεύθυνση XXX@XXX.XXX (διεύθυνση παραλήπτη). Αν επιθυμείτε να διαγραφείτε από τη λίστα παραληπτών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πατήστε εδώ. Εάν ο σύνδεσμος δε λειτουργεί, μπορείτε να στείλετε το αίτημά σας στη διεύθυνση info@hellasphone.gr με θέμα "Διαγραφή από το newsletter"). H HELLASPHONE δεσμεύεται για την άμεση ικανοποίηση του αιτήματος σας.

Στο πατήστε εδώ θα πρέπει να υπάρχει επιλογή με κείμενο: Επιλέξατε να μην λαμβάνετε ενημερωτικά μηνύματα από τη HELLASPHONE;

NAI                                                                                OXI 

Και στη περίπτωση όπου η απάντηση είναι ΝΑΙ, να ακολουθεί το εξής κείμενο: «Το αίτημα σας ικανοποιήθηκε. Δεν θα λαμβάνετε πλέον ενημερωτικά μυνήματα από τη

HELLASPHONE. Σας ευχαριστούμε.» Μετά από αυτό η ηλεκτρονική διεύθυνση η HELLASPHONE, θα πρέπει να διαγράψει άμεσα την ηλεκτρονική διεύθυνση από τον κατάλογο ηλεκτρονικών διευθύνσεων στις οποίες αποστέλλονται τα δελτία.